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自考“写作(一)”听课笔记(第19章)

2015-04-28 07:48:50  来源:北京自考热线
  第十九章 公务文书举要
  一、公文概述
  识记:一、广义狭义的公文概念;二、公文的分类;三、公文的格式规范。
  领会:公文的格式规范。
  简单应用:一、运用不同分类标准对公文进行分类;二、识别公文的格式要素;三、运用正确的公文格式进行写作。
  二、指挥性公文的写作
  识记:一、决定的概念;二、批复的概念;三、意见的概念。
  领会:一、决定的基本结构;二、批复的基本结构;三、意见的基本结构。
  简单应用:一、掌握决定使用范围及写作应用;二、掌握批复使用范围;三、掌握意见使用范围、写作及应用。
  三、报请性公文写作
  识记:一、报告的概念、二、请示的概念。
  领会:一、报告的写法;二、请示的写法。
  简单应用:一、掌握报告的使用范围;二、掌握请示的适用范围及写作。
  四、知照性公文写作
  识记:一、公告通告的概念;二、通知的概念、三、函的概念。
  领会:一、公告通告的写法;二、通知的写法;三、函的写法。
  简单应用:一、掌握公告通道使用范围及写作;二、掌握函的使用范围及写作。
  学习提示:本章所谈的是狭义公务文书,即党政机关常用的法定公文。它是广义公务文书的核心构成部分。我们首先要了解的是公文的概念及分类,并识记公文的格式规范。然后,根据不同的分类,掌握常用公文写作的结构及方法。因为实用写作讲究实际的应用性,所以不能单纯地依靠识记概念、理论来学习这一章,必须联系实际,通过具体的实践训练来培养和提高写作的能力。本章所涉及的公文分类及相应规范均依据 2012年4月16日(注意教材错为6日)中共中央办公厅、国务院办公厅联合颁布,并于2012年7月1日开始 执行的《党政机关公文处理工作条例》。

  第一节 公文概述

  一、公文的概念
  公务文书,也就是通常所说的公文,是国家党政机关及其他法定社会组织在处理公务过程中使用的具有法定效力和规范体式的文字材料,是实施领导和管理,进行公务活动的重要工具。
  公文有广义、狭义之说,广义的文是指国家机关、社会团体、企事业单位在行使职权、办理公务时所使用的文书。凡是公务活动中所使用的文书可统称为公文。既包括机关法定公文,也包括计划、总结、调查报告等事务性实用文种。狭义的公文专指法定公文,是党政机关用规范性文件的正式发布的实用文种,具有权威性和法定效力,一经发文机关制发,有关组织及个人必须严格遵守,不能违反。法定公文通常用套红的文件版头行文,因此又常被称为“红头文件”。
  现行机关使用的法定公文一共有15种。根据2012年4月16日中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发的《党政机关公文处理工作条例》(以下简称《条例》)规定,这 15种公文分别是:(一)决议、(二)决定、(三)命令(令)、(四)公报、(五)公告、(六)通告、(七)意见、(八)通知、(九)通报、(十)报告、(十一)请示、(十二)批复、(十三)议案、(十四)函、(十五)纪要等。
  《条例》对每种公文的适用范围都做了明确的规定,并限定了发文机关的资格和权限,要求发文单位应依照有关规定及公务性质正确选用文种,依法行文。在制发程序上,起草、审核、签发都要严格按规定运行,不可违规操作。2012年6月29日中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局、中国国家标准化管理委员会联合发布的《党政机关公文格式》国家标准(06/19704—2012)(以下简称《国标》)规定了党政机关公文通用的纸张要求、印制要求、公文中各要素排列顺序和标识规则,不仅适用于国家各级党政机关制发的公文,其他团体、单位的公文也可参照执行。《条例》、《国标》是机关公文写作规范的基本依据。

  二、公文的分类
  从不同的角度对公文进行分类,便于认识、把握公文写作和使用的规律。常见的公文分类主要从公文的行文关系、使用范围、性质作用等方面划分。
  从行文关系划分,公文可以分为上行文、下行文和平行文。所谓行文关系即发文机 关和收文机关之间的公文往来关系,这种关系决定于“隶属关系和职权范围”(见《条例》第十四条机关之间根据组织系统、领导关系和职权范围可以分领导关系、指导关系、平行关系、不相隶属关系。上行文适用于领导关系和指导关系中的下级机关、下级业务部门向它所属的上级领导机关、上级业务主管部门行文。相反,下行文就是上级领导机关、业务主管部门,对下级机关、下级业务部门发出的公文。平行文用于平行关系和不相隶属关系。发文机关与收文机关在同一组织系统,属平级的平行机关,如国务院各部之间、同一省内的各厅之间都属于平行关系。而不属于同一组织系统的各机关之间都属于不相隶属关系。
  常用的机关法定公文中,报告、请示属于上行文;命令(令)、决定、决议、公告、通告、通知、通报、公报、批复等属于下行文。函是最常用的平行文。有些公文行文方向并非固定不变的,例如通知、函、纪要等。意见更是具有兼容性,可下行、可上行、也可平行。
  从公文来源不同看,可以把公文分为发文、收文和内部公文。发是指本机关向其他机关发出的公文。收文指本机关收到外机关制发的各类公文。内部文件则是由本机关制成,用于管理本机关工作,并只在本机关内部使用的文件。
  从公文的涉密与否看,可以把公文分为涉密公文、普通公文。涉密公文指内容涉及国家机密,需要限定阅读范围和对象的公文。它又分绝密、机密、秘密三种等级。普通公文指不涉及党和国家秘密的公文。一般也分为三种,对外公开件,国内公开件,内部使用件。
  按办理时限,又可分为特急公文、加急公文和常规公文。特急公文是指在办理时间上要求特别紧急的公文,必须在一定时间内办理完毕。加急公文是指在办理时间上要求紧急的公文,其时间要求没有特急公文紧迫。常规公文,是指按照常规正常速度办理的公文,时间上没有特别要求。
  就公文的性质和作用而言,可分为指挥性公文、报请性公文、知照性公文、记录性公文。
  指挥性文是体现领导机关的决策意图,领导和指导下级机关工作的公文。如命令(令)、决议、决定、批复等。报请性公文是下级机关用来向上级机关汇报和请示工作、提出意见和建议、请求指示和批准的公文。诸如报告、请示、议案等。知照性公文,是指向有关方面发布需要周知、遵守或办理事项的公文,如公告、通告、通报、通知、公报、函等。记录性公文,是指真实地记录会议情况和议定事项的公文,如纪要。

  三、公文的格式规范
  公文格式指机关常用公文正本的构成要素和文面格式,具有规范性和稳定性。根据 《条例》、《国标》规定,公文正本的各要素及其位置安排与制作要求都是确定的,不能随意增删。其中《条例》列举18项要素。《国标》则规定了各要素的排列位置及字体、字号等。
  《国标》将公文的文面格式分为版头、主体、版记三个部分。版头部分,包括公文份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人等构成要素。主体部分,与版头之间以一条红色分隔线隔开,包括标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章和附注等。版记部分包括抄送机关、印发机关和印发时间、页码等。
  不同公文视文种和内容的不同,要素构成也有所不同。例如上行文版头部分须有签发人,下行文及平行文则无;涉密公文要标注秘密等级及保密期限,普通公文则不必标注;有抄送单位的公文,版记部分须有抄送栏,没有抄送单位,则无须设置。但诸要素中,发文机关标志、发文字号、公文标题、主送机关、正文、发文机关署名、成文曰期和印章、印发说明等是一般公文的固定组成部分,除特定公文外都必须具备。公文格式各要素的使用规范详见《条例》、《国标》等文件规定,不一一论述,这里仅就一般公文的固定组成部分,稍加阐述。
  发文机关标志,由发文机关全称或规范化简称加“文件”构成。例如:“中共中央文件”、“国务院办公厅文件”、“XX人民政府文件”等。也可以直接使用发文机关全称或规范化简称。
  发文字号是发文机关编排的文件代号,一份公文只有一个代号,由发文机关代字、年份、发文顺序号三部分构成。机关代字是机关名称的简缩语和一个“发”字,一般只有两三字,精炼、集中,能够明确地指代该机关。例如国务院文件的机关代字中“国”代表“国务院”,“国办”代表“国务院办公厅”。年份即发文的年度,用阿拉伯数字标注,并置于六角形括号〔〕中,位于机关代字和序号之间。序号用于标注该年份内发布公文的序数,不加“第”,不编虚位(即1不编为01)。例如“国发〔2010〕9号”,代表国务院2010年第9号发文。此外,同一地区(县、市),不能有重复的发文字号。
  公文标题由发文机关名称、事由、文种三个要素构成,应简洁、明确,使人一目了然。事由部分要能够概括公文的主要内容,前面通常要加介词“关于”。为了阅读和管理,公文标题一般要求三要素齐全。例如:《国务院关于大兴安岭特大森林火灾事故的处理决定》。在实际运用中,也有省略的情况:省略机关的,如《关于核准X X年一季度油品价格的批复》;省略事由的,如《国务院办公厅公告》。机关、事由同时省略的,例如机关内部的通知、通告、法院公告等只用文种作为标题。这类公文多是公布性公文,面向对象明确的或范围广大的群体。公文标题省略情况并非随意的,任何情况下,都不得省略文种。而标题完整会使公文更为庄重、严肃,也便于受文机关引用。
  主送机关,也称受文对象,是公文的主要受理机关。下行文除批复外,一般有多个受文对象,通常使用统称,如:“各乡、镇人民政府”,“各市(州)人民政府,省级各部门”。上行文一般只有一个主送机关,应使用单位全称或规范化简称。有些公文是面向社会公众发布,知照全体社会或全体民众,如公告、通告及一些条例、规定等,没有必要再写受文对象。有的公文则是在单位内部使用,受文对象明确,也可不写。如一些单位内部的通知、决定等。
  正文是公文的主体部分,承载公文的具体内容,体现发文的根本意图,是公文的核心所在。其基本结构为:导语——主体——结语。导语部分简要说明制文的根据、目的或者原由。通常使用“据”、“根据”、“按照”、“为”、“为了”等词语开头。主体是公文正文最重要部分,是公文所要表达的主要问题及主张。因具体公文写作对象、目的及文种不同,其写作内容和要求也各不相同,没有固定的模式可借鉴。但总的来说,主体部分都应表述简洁准确,主旨突出,层次分明,结构严谨。结语是正文的结尾,应言尽意止,自然结篇。不能拖泥带水,更不能“言有尽而意无穷”。各种公文一般都有与之适应的习惯性结语,应根据行文关系、行文目的及文种选用或写作结语。
  成文日期,是公文形成的时间,即公文由会议通过或者发文机关负责人签发的日期。要注意的是,联合行文的公文以最后签发机关领导人的签发时间为准。成文日期书写使用阿拉伯数字,年份应标全称,月、日不编虚位(如不编为01)。
  发文机关署名及印章,发文机关应署全称或者规范化简称,并加盖发文机关印章。印章要求与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。例如一些通告、公报等。联合行文时一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置,并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名,最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期,印章之间排列整齐、互不相交或相切。
  抄送机关指的是除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关,应当使用机 关全称、规范化简称或者同类型机关统称。如果主送机关太多,需要移至版记,要将 “抄送” 二字改为“主送”。既有主送机关又有抄送机关时,将主送机关置于抄送机关的上一行,二者之间不加分隔线。
  印发机关不是指公文的发文机关,而是负责公文印制的主管部门,一般是各机关的办公厅(室)或文秘部门。印发日期使用阿拉伯数字标注,年份应标全称,月、日不编虚位,后加“印发” 二字。
  公文写作的格式规范反映了公务处理过程中的实际需要,它便于加强公文自身的管理,发挥公文的作用,更有利于提高办公的效率。
  此外,本单元所举实例,主要是为了学习公文正文部分的写作。本书编写时,新《条例》和《国标》刚刚实施(2012年7月1日〕,因此,本单元所举实例还会涉及过去的公文,有些格式上的不同,并非错误,而是所依文件不同的缘故。特别是公文的成文日期的书写方式,有很大的不同。按照1999年的国家标准,成文日期要用汉字标注,“零”字一律写成“〇”,而2012年的新国标则要求一律写成阿拉伯数字,例如,过去的成文时间“二〇一二年十月十二日”,现在要写成:2012年10月12日。希望大家在学习时不要误解。

  第二节 指挥性公文写作

  指挥性公文都是下行文,它是传达、贯彻党和国家的方针、政策,发布规章制度,布置指导工作的重要工具;也是下级机关开展工作的根本依据。主要包括令(令)、决议、决定、批复及部分意见、通知、纪要等。本节将重点谈谈指挥性公文中普遍使用的决定、批复、意见的写作。

  一、决定
  《条例》规定:决定“适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项”。
  决定是党政机关对重要事项或重大行动做出决策和安排的指挥性公文。任何机关、团体、企事业单位都可以在职权范围内使用决定,但使用决定处理的事项对于本机关、单位都是相当重要的,应由领导集体或权力机构集体讨论研究后做出安排或部署。
  决定的写作包括标题、主送机关、正文、落款四个部分。
  决定的标题通常要求三要素倶全,即由发文机关、事由和文种构成。如《教育部关于表彰全国优秀教师和全国优秀教育工作者的决定》。有时也可以省去发文机关,但落款中务必注明发文机关名称。如果是会议通过的决定,还应在标题下注明会议名称及通过的时间。(这个规定已经废除,统一标注在文尾。)
  决定的主送机关一般采用泛称,如前例的主送机关就是泛称形式:“各省、自治区、 直辖市教育厅(教委),新疆生产建设兵团教育局,解放军总政治部”。针对个别案例的决定及会议通过的决定往往不标注主送机关。
  决定的正文一般由决定理由、决定事项和结语三个部分组成。决定理由主要交代发布决定的原因、目的、根据或背景等。内容简单的决定,理由部分可以略写,甚至省略;对于事关重大或下级机关不熟悉情况的决定,则应作出较为具体的原因分析或过程交代,以便受文对象充分理解行文的意图。决定事项是决定的核心部分,行文应该态度鲜明,条理清晰,具体明确。根据决定内容的多少,可长可短,不必拘泥。结语部分通常是提出执行要求或希望,或者对决定事项加以补充说明,也可以写完决定事项,自然结篇,不做结语。
  落款包括发文机关和成文日期。会议通过的决定则不必标注落款。
关于表彰第九届中华技能大奖获得者全国技术能手
和国家技能人才培育突出贡献奖获奖单位的决定
各省、自治区、劳动保障厅(局),新疆生产建设兵团劳动保障局:
  根据《中华技能大奖和全调技术能手评选表彰管理办法》有关规定,经各省、自治区、直辖市劳动保障部门和国务院有关部门、行业协会、中央大型企业推荐,由第九届中华技能大奖和全国技术能手专家评审委员会评审,并经社会公示,人力资源社会保障部决定:
  一、授予王连友等20名同志“中华技能大奖”获得者荣誉称号,颁发中华技能大奖奖章、证书、奖杯和奖金。
  二、授予徐伟等300名同志“全国技术能手”荣誉称号,颁发全国技术能手奖章、证书、奖牌和奖金。
  三、授予北京一轻控股有限责任公司等80家单位“国家技能人才培育突出贡献奖” 获奖单位荣誉称号,顾发证书和奖牌。
  希望受表彰个人以此为新的起点,继续努力学习,再攀高峰,不断提高技能水平,积极参与自主创新,更好地运用知识、技术和技能,创造新业绩,并积极做好“传帮带”工作。希望受表彰单位进一步强化完善高技能人才培养工作,充分发挥企业的主体作用和院校的基础作用,培养造就更多具备良好职业道德、掌握精湛技艺技能的高技能人才。希望广大劳动者向中华技能大奖获得者和全国技术能手学习,刻苦钻研技能,立志岗位成才。希望各级人事、劳动保障部门和社会各有关方面在认真贯彻落实中共中央办公厅、国务院办公厅《关于进一步加强高技能人才工作的意见》(中办发〔2006〕15 号)精神基础上,切实加强高技能人才培养各环节的工作,为推动我国高技能人才队伍建设做出更大贡献。
中华人民共和国人力资源和社会保障部
  二〇〇八年十二月二日
  这则例文的标题由事由、文种构成。主送机关采用泛称。正文开头,决定理由部分交代了做出决定的依据。接下来,交代决定事项,分三条列写,明确具体。最后一段提出四条希望作为结语。落款使用发文机关全称,十分规范。
  又如下面一则例文,标题三要素齐备,主送机关采用泛称形式。正文首段先写决定的缘由,紧接着交代决定事项。结语部分提出希望。
国务院关于表彰全国“两基”工作先进单位和先进个人的决定
国发〔2012〕46号
各省、自治区、直辖市人民政府,国务院各部委、各直属机构:
  1986年义务教育法和1988年《扫除文盲工作条例》施行以来,在党中央、国务院正确领导下,各地区、各部门高度重视、真抓实干,社会各界积极参与、齐心协力,我国“两基”(基本普及九年义务教育、基本扫除青壮年文盲)工作取得重大成就,2011 年全面实现九年义务教育,青壮年文盲率下降到1.08%,改变了中国教育的基本面貌,实现了教育发展的历史性跨越。在实施“两基”巩固提高和“两基”攻坚过程中,涌现出一大批先进单位和个人。为表彰先进,激励和动员全社会进一步重视、关心、支持教育事业,推动教育改革发展,国务院决定,授予北京市朝阳区教育委员会等300个单位“全国‘两基’工作先进单位”称号,授予徐万厚等500人“全国‘两基’工作先进个人”称号。
  希望受到表彰的先进单位和先进个人珍惜荣誉,再接再厉,为义务教育工作再上新台阶做出新的更大贡献。各地区、各部门以及关心支持教育事业的社会各界要向受到表彰的先进单位和先进个人学习,深入贯彻落实《国家中长期教育改革和发展规划纲要(2010-2020年)》,坚持把教育摆在优先发展位置,巩固义务教育普及成果,促进义务教育均衡发展,推动教育事业在新的历史起点上科学发展,为建设教育强国和人力资源强国、实现中华民族伟大复兴而努力奋斗。
  附件:1.全国“两基”工作先进单位名单
  2.全国“两基”工作先进个人名单
国务院
2012年9月5日

  二、批复
  《条例》规定:批复“适用于答复下级机关请示事项”。
  批复是答复下级机关请示事项的下行公文,只用于答复请示,不用于其他文种,并且一定是先有请示,再有答复。一文一批,请示什么问题、事项,就答复什么问题、事项。批复作为指挥性公文,是下级机关处理公务的依据,其答复问题必须态度明确,指示清楚。
  批复的写作包括标题、主送机关、正文、落款四个部分。
  批复的标题一般也要求三要素齐全,例如:《国务院关于同意重庆市和四川省人民政府联合勘定的行政区域界限协议书的批复》;也可以省去发文机关,由事由和文种构成,例如:《关于广东省设立顺德市的批复》。批复的标题可以表明态度和主旨,如前例中“同意重庆市和四川省人民政府联合勘定的行政区域界限协议书”;也可以说明批复的事项,不做表态,如后例。
  批复正文一般先引述来文的标题和文号,简述来文的请示事项,然后以“现批复如下”等惯用过渡语引出下文。接下来,对请示事项给予具体答复或明确指示,态度要鲜明。答复态度通常有三种情况:一、同意或批准;二、基本同意或原则上同意;三、不同意、不予批准。除第一种情况外,其他两种都需说明理由和依据。
  批复的结语常采用惯用语,如“此复”、“特此批复”。
  落款要写明日期并加盖发文机关印章。
国土资源部关于同意命名吉林长白山火山国家地质公园和
吉林乾安泥林国家地质公园的批复
国土资函〔2012〕741号
吉林省国土资源厅:
  《关于长白山火山、乾安泥林国家地质公园建设验收的请示》〔吉国土资环发〔2012〕47号)收悉。部组织专家组对2个地质公园分别进行了实地验收,依据部相关文件要求及专家组验收意见,批复如下:
  一、同意命名吉林长白山火山国家地质公园和吉林乾安泥林国家地质公园。
  二、吉林长白山火山国家地质公园和吉林乾安泥林国家地质公园要以科学发展观为指导,遵循“保护中开发,开发中保护”的原则,做好园区内地质遗迹资源的保护和开发利用,开展公众地学科普教育和科学研究,并按照国土资源部相关规定和国家地质公园建设指南要求,加强国家地质公园管理,完善国家地质公园建设,为促进地方资源、环境和经济的协调发展做出贡献。
  三、你厅要加强对吉林长白山火山国家地质公园和吉林乾安泥林国家地质公园建设 的指导,监督和检查地质公园及其主管部门按照国家相关法律规范开展各项活动。
国土资源部
2012年9月24日
  这则例文标题三要素齐全,主送机关是请示来文的发文机关“吉林省国土资源厅”,正文开头先引述来文,再以“批复如下”过渡到批复事项,“同意命名”并提出补充意见。最后自然结篇,没有结语。
  下面也是一则规范的批复例文。其基本结构,如前所述。
国务院关于同意建立金属非金属矿山
整顿工作部际联席会议制度的批复
国函〔2013〕19号
安全监管总局:
  你局《关于建立金属非金属矿山整顿工作部际联席会议制度的请示》(安监总管〔2012〕152号)收悉。现批复如下:
  同意建立由安全监管总局牵头的金属非金属矿山整顿工作部际联席会议制度。联席会议不刻制印章,不正式行文,请按照国务院有关文件精神认真组织开展工作。
  附件:金属非金属矿山整顿工作部际联席会议制度
国务院
2013年1月30日

  三、意见
  《条例》规定:意见“适用于对重要问题提出见解和处理办法”。
  意见是党政机关法定公文中的新兴文种,在机关工作中的使用频率逐渐增多,体现出党政机构的民主作风。《国务院办公厅关于实施〈国家行政机关公文处理办法〉涉及的几个具体问题的处理意见》(国办函〔2001〕1号)规定:“意见可以用于上行文、下行文和平行文”。可见意见作为法定文种在使用上的平等性、多用性。作为上行文,意见可以针对某一重要问题或某一方面的工作提出建议性意见,呈报上级批准或批转;作为下行文,是领导机关直接对重要问题发表意见,用于安排部署工作;作为平行文,主要是职能部门或专业机构就某方面工作或问题,提出鉴定或评估意见供对方参考。
  意见的写作,在基本结构上与决定、批复大体一致,内容方面与指示相近。具体见例文:
国务院关于进一步加强和改进最低生活保障工作的意见
国发〔2012〕45号
各省、自治区、直辖市人民政府,国务院各部委、各直属机构:
  最低生活保障事关困难群众衣食冷暖,事关社会和谐稳定和公平正义,是贯彻落实科学发展观的重要举措,是维护困难群众基本生活权益的基础性制度安排。近年来,随着各项相关配套政策的陆续出台,最低生活保障制度在惠民生、解民忧、保稳定、促和谐等方面做出了突出贡献,有效保障了囷难群众的基本生活。但一些地区还不同程度存在对最低生活保障工作重视不够、责任不落实、管理不规范、监管不到位、工作保障不力、工作机制不健全等问题。为切实加强和改进最低生活保障工作,现提出如下意见:
  一、总体要求和基本原则
  (一)总体要求
  最低生活保障工作要以科学发展观为指导,以保障和改善民生为主题,以强化责任为主线,坚持保基本、可持续、重公正、求实效的方针,进一步完善法规政策,健全工作机制,严格规范管理,加强能力建设,努力构建标准科学、对象准确、待遇公正、进出有序的最低生活保障工作格局,不断提高最低生活保障制度的科学性和执行力,切实维护困难群众基本生活权益。
  (二)基本原则(略)
  二、加强和改进最低生活保障工作的政策措施
  (一)完善最低生活保障对象认定条件(略)
  (二)规范最低生活保障审核审批程序(略)
  ……
  (七)加强最低生活保障与其他社会救助制度的有效衔接(略)
  三、强化工作保障,确保各项政策措施落到实处(略)
  四、加强组织领导,进一步落实管理责任(略)
国务院
  2012年9月1日
  这是国务院2012年9月1日发布的一份指导性工作意见。其基本结构为:标题——主送机关——正文——落款。其中,正文部分,开头先简要阐述撰文的原因、目的、意义。接下来提出四项具体意见。最后自然结篇。
  作为上行文的意见,通常是职能部门就某方面工作提出设想和安排,呈送上级审定,请上级批转或转发各下级部门执行。上级机关在批转或转发时,一般采用通知的形式。例如下面一则例文就是国务院办公厅对教育部等部门呈报意见的转发通知:
国务院办公厅转发教育部等部门关于做好进城务工人员随迁子女
接受义务教育后在当地参加升学考试工作意见的通知
国办发〔2012〕46号
各省、自治区、直辖市人民政府,国务院各部委、各直属机构:
  教育部、发展改革委、公安部、人力资源社会保障部《关于做好进城务工人员随迁子女接受义务教育后在当地参加升学考试工作的意见》已经国务院同意,现转发给你们,请认真贯彻执行。
国务院办公厅
2012年8月30日
 
第三节 报请性公文写作

  报请性公文主要有报告和请示,用于向上级机关汇报工作、反映情况、请示问题或请求批准事项,是下情上达的重要工具。除报告、请示外,议案也是常用的报请性公文。《条例》规定议案仅“适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项”。此外,根据《宪法》、《中华人民共和国全国人民代表大会组织法》等法律规定,人大主席团、常务委员会、各专门委员会等国家权力机关的有关机构及人员以及人大代表可以使用议案。议案作为一种特殊的公文,其使用主体受限较多,本节不做详细阐述。以下分别谈谈报告与请示的写作。

  ―、报告
  《条例》规定:报告“适用于向上级机关汇报工作、反映情况,回复上级机关的询问”。
  报告是下级机关经常使用的陈述性公文,便于上级机关及时了解情况,把握全局,发挥领导、指挥作用;同时也便于上下沟通,避免下级机关工作出现差错和问题。从内容涉及的范围看,报告有综合报告、专题报告之分,综合报告用于反映阶段性的工作情况汇报,多属于例行报告,如各单位的年终报告等。专题报告是就某一方面工作、某个问题或某件事专门写的报告,一般一事一报,注重专一性,实际工作中,这类报告使用十分广泛。
  报告的宗旨是汇报情况,因此写作上就要求报告务必要把情况或问题陈述清楚,把观点表达清晰。此外,报告属于事后行文,通常在工作结束或在工作告一段落时撰写,且要及时、迅速,力求尽快向上级机关反映新情况。
  报告的写作,包括标题、主送机关、正文和落款几个部分。
  报告的标题由发文机关、事由、文种组成,也可写成事由加文种的形式,如果报告事项紧急,还可在标题中,加上“紧急”二字。如:《关于雅安市姚桥镇金鸡关垃圾场严重隐患的紧急报告》、《关于西门粮库动迁问题的紧急报告》。
  报告的主送机关一般是发文机关的直属上级机关,力求单一,不能多头主送,如有相关部门需要知情,可在抄送栏中标识。
  报告正文一般先写报告的缘由,简明陈述报告事项的概况,说明报告的原因、目的和依据,如无必要,也可不写。然后以“现将有关情况报告如下”、“现报告如下”等常用过渡语转入报告的主体部分。报告内容的写作可以根据报告性质的不同,有所侧重。一般包括基本情况、措施与结果、成效与问题等等。报告的结语,常用“特此报告”、“请审阅”等作结,也可以不写结语。
关于淮河流域水污染防治工作情况的报告
国务院:
  按照环保总局、国家计委、水利部联合制定的《淮河流域水污染防治2000年规划目标完成情况核查办法》(环发〔2000〕205号),环保总局会同国家计委、财政部、水利部、监察部、建设部、农业部、法制办等8个部委组成核查组,于2001年2月25日至3月5日对淮河流域水污染防治工作进行了全面核查。现将有关情况报告如下:
  一、淮河流域水污染防治工作的完成情况
  核查组先后赴河南、安徽、江苏、山东四省(以下简称四省)17地(市),实地抽查了淮河干流及主要支流水质、城市排污口、城市污水处理设施、工业企业污染治理设施、饮用水保证工程、河道清淤及生态保护等情况,并就淮河流域水污染防治工作进展、存在问题和下一阶段拟采取的措施进行了研究。
  (一)总体评价
  “九五”期间,沿淮四省和国务院有关部门高度重视淮河流域水污染防治工作,认真组织实施《淮河流域水污染防治规划及“九五”计划》(以下简称《规划和计划》),关停了近5000家污染严重的小企业,工业废水排放达标率从1994年的30%提高到目前的90%,入河主要污染物排放总量大幅度削减,淮河干流和主要一级支流水质基本达到《规划和计划》确定的2000年水质目标,……
  (二)目标完成情况
  《规划和计划》要求,到2000年底淮河水体变清,具体指标有1项水质指标、1项总量控制指标、67座城市污水处理工程和380个治理建设项目。
  二、存在的主要问题(略)
  三、下一步工作安排(略)
  ……为适应上述转变,下一步淮河治污重点要抓好以下六项工作:
  (一)尽快制定《淮河流域水污染防治“十五”计划》。结合“九五”规划各项工作的实际完成情况和南水北调东线工程需要,明确淮河“十五”治理目标和治理措施。
  ……
  (六)加强水资源的合理开发利用和节约。做好水资源开发利用总体规划,实现水资源优化配置。根据水情状况,继续实行污染联防制度,制定水库水闸水量调度方案,明确主要闸坝生态环境用水量,增强水体的自净能力。同时加大节水力度,落实农业灌溉节水措施,制定污水资源化利用和实施方案,进一步利用经济杠杆促进城市节水工作。
国家环境保护总局
XXXX年XX月XX日

  二、请示
  《条例》规定:请示“适用于向上级机关请求指示、批准”。
  请示作为上行文,是下级机关向上级机关请求批准或指示的报请性公文。下级机关遇到无权或无力解决,以及按规定应由上级机关决断问题都应向上级机关行文请示。而凡在下级机关职权范围内,通过努力能够处理的问题,应该自行解决,不能动辄请示,逃避责任。
  与报告相反,请示属于事前行文,工作已经开展再向上级请示,就失去了请示的意义,也违反了工作原则。请示写作要求一文一事,不能多头主送,也不能越级主送,如需同时知照其他机关,可以采用抄送形式,但不得抄送下级机关,以免在上级答复前造成工作上的混乱。如遇特殊情况,如重大灾情、险情或检举控告直接上级等,需要越级主送,则需抄送被越过的上级。
  请示的写作包括标题、主送机关、正文、落款四个部分。
  标题一般由发文机关、事由、文种构成,也可以写成“事由加文种”形式。需注意的是,日常生活中,常将“报告”、“申请”或“请示报告”用于需用请示行文的事项,这是不妥的,根据《条例》规定“报告不得夹带请示事项”。“申请”、“请示报告”都不是公文文种。同时,“请示”一词本身含有请求、申请之意,标题也不能拟为“关于请求(或申请)XXX的请示”。如《XX省人民政府关于申请设立中国辛亥革命博物馆的请示》就犯了词义重复的问题。
  请示的主送机关通常是发文机关的直接从机关。受双重领导的机关,应根据请示事项所属的职权范围选择一个主送机关并抄送另一个领导机关。
  请示的正文包括请示缘由、请示事项、请示结语三个部分。请示缘由是请示获得批准的前提,因此,一定要简明而充分的陈述原因、依据等。必要时还需举事实、列数据加以说明。请示的事项,首先是切实可行的,“无理要求”不可能得到上级的认可。其次,要考虑全局,不提过分的要求,再次,在自己能力范围内可以解决的问题,不必向上级提出帮助解决的请求。不论何种事项,写作时都应实事求是、具体明确,谦虚委婉、语言得体,决不可使用要挟性的语言。请示结语采用惯用语,如:“特此请示”、“妥(当)否,请批示(指示、批准)”、“以上请示,如无不妥请批准”、“请审批”、“以上当否,请批示”等。
  下面是国家经贸委等十三个部门联合上报国务院的一则请示。正文部分先简述请示的缘由,然后提出六条建议请求批准,该请示条理清晰,具体明确,有理有据、切实可行。呈报后,很快得到国务院的批准。
关于加强麝香资源保护和商场管理的请示
国务院:(教材346页前面空二格,是错误的。)
  麝香是一种常用的名贵中药材,是常用急救中成药的主要原料。近年来,由于多头经营麝香,出现竞相抬价抢购,不法分子掺杂掺假,走私活动猖獗等问题,致使国家计划不能完成,药用十分紧张,麝(过去误称野獐)资源也遭到严重破坏。据测算,五十年代中期全国约有麝三百万头,现不足一百万头。为了加强麝资源保护和麋香市场管理,根据《药品管理法》和《国务院关于严格保护珍责稀有野生动物的通令》(国发〔1983〕62号)精神以及赵紫阳同志对麝香“要严格禁止走私。应有一套办法查禁,违者重处”的批示,建议作如下规定:
  一、认真贯彻“加强资源保护,积极繁殖饲养,合理猎取利用”的方针,采取有效措施保护麝资源略)
  二、麝香是国家计划管理品种。授权中国药材公司按照国家计划统一收购,统一经营。(略)
  三、中国药材公司在各省、自治区、直辖市指定麝香收购单位凭国家医药管理局发给的“麝香收购许可证”到企业所在地工商行政管理机关办理登记或变更登记手续后,方可收购。(略)
  四、各收购单位必须建立严格的质量自检验收制度,严防收假收错。(略)
  五、未经国家批准禁止麝香出口。(略)
  六、对违反上述规定,掺假制售伪劣麝香,到产区抬价抢购非法倒卖以及走私贩私麝香的单位和个人,由医药、卫生、海关、林业、物价、工商行政管理部门按分工范围,一律没收其物品和全部非法所得,并处以罚款。情节严重触犯刑律的,由司法机关依法处理。国家工作人员利用职权进行或参与倒卖、走私麝香活动的,依法从重处罚。
  过去有关规定与本文有抵触的,以本文规定为准。
  以上如无不妥,请批转各地、各有关部门执行。
国家经济贸易委员会(此处略去国家发展计划委员会等12个单位)
1986年6月27日347
 
第四节 知照性公文写作

  知照性公文是国家党政机关、企事业单位或其他社会团体用来宣布事项、发布规章、商洽工作、通报情况的重要工具。包括公告、通告、通报、通知、公报、函等。公告、通告是行政机关法定公文,通报、通知则是党政机关通用公文。公报是党的机关公文,用于公开发布重要决定或者重大事件,与公告相似,发文机关的级别高,具有权威性,行政机关及企事业单位很少使用,在此不作详细阐述。

  ―、公告、通告
  《条例》规定:公告“适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项”。通告“适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项”。
  公告和通告都是周知性公文,内容不涉密,以公开的方式向社会发布信息。相较而言,公告适用范围广,一般通过新闻媒体向全世界发布。通告涉及的范围小,可以通过新闻媒体向一定范围发布,也可以在特定范围通过张贴的方式公布。公告一般由级别较高的国家权力机关发布,涉及的是重要事项,在写作上,必须严肃谨慎,严格按章办事。通告公布社会各方面应当遵守或周知事项,在一定范围内,自然也是重要的事项,因此也应严肃对待。
  从内容上看,公告和通告都可以分为两大类:一是涉及法定事项的公告、通告,一是知照性的公告、通告。
  涉及法定事项的公告主要是指根据法律、法规规定使用的专门事项公告。如《中华人民共和国企业破产法》规定的破产公告、《中华人民共和国商标法》规定的商标公告等。涉及法定事项的通告主要指政府部门依法发布的,具有强制性和约束力的通告。知照性的公告、通告旨在告知群众或有关人员重要信息,不具强制性和约束力。
  公告和通告的写法基本一致。基本结构都包括标题、正文和落款。
  标题的写法比较自由,可以采用三要素齐全的规范形式,如《中华慈善总会关于紧急开展抗震救援行动的公告》、《北京市人民政府关于北京奥运会残奥会期间在部分区域实施局部无线电管制的通告》;可以采用“事由加文种”的形式,如《关于中国航空器材进出口集团公司更名的公告》、《关于部分中央企业规范简称的通告》;也可以采用“发文机关加文种”的形式,如《国务院办公厅公告》、《成都市民政局通告》;还可以直接以文种为题,如《公告》、《通告》。
  公告、通告的正文写作一般包括公布缘由、公布事项和结尾三个部分。缘由部分通常交代发布的目的、依据、原因,内容比较简单的公告、通告,采用篇段合一结构,不写缘由,直接公布事项。公布事项部分是主体,要具体明确,条理清晰。结尾部分通常采用“特此公告”、“此告”、“特此通告”或“本通告(公告)自公布之日起施行(生效)”等惯用语作结。
质检总局关于防止新型冠状病毒传入我国的公告
  世界卫生组织9月23日报告,英国确诊1例人感染新型冠状病毒病例,该病例病前具有去往沙特阿拉伯王国旅行史,发病期间曾在卡塔尔多哈一家医院救治。此前沙特阿拉伯曾报告1例感染新型冠状病毒的死亡病例。为防止该型病毒传入我国,保护我国前往上述地区人员的健康安全,根据《中华人民共和国国境卫生检疫法》及其实施细则的有关规定,现公告如下:
  一、来自上述地区的人员,如有发热、咳嗽、气促、呼吸困难等急性呼吸道症状,入境时应当主动向出入境检验检疫机构口头申报。
  二、检验检疫机构应当加强对来自上述地区人员的体温监测、医学巡查等工作,对申报或现场查验发现有上述症状的人员应当仔细排查,对发现具有急性呼吸道症状的嫌疑者,应当及时按规定程序采取医学措施。
  三、检验检疫机构应当在口岸利用显示屏、广播和发放宣传册等多种形式告知出入境旅客有关感染冠状病毒疫情信息和防病知识,增强出入境人员防病意识。……
  四、前往上述地区的人员应当保持良好的个人卫生习惯。如果出现较重的感冒、发热症状应当立即就医。
  本公告自发布之日起生效,有效期3个月。
质检总局
2012年9月27日
上海市人民政府关于本市高考、中考规定时间内禁止建筑施工作业的通告
沪府发〔2006〕14号
  为了防治环境噪声污染,给参加高考、中考的考生营造一个良好的复习迎考和考试环境,市政府决定,在本市高考、中考规定时间内禁止建筑施工作业,现将有关事项通告如下:
  一、今年高考复习迎考和考试期间(5月31日至6月9曰)以及中考复习迎考和考试期间(6月10日至6月17日),本市范围内禁止从事产生环境噪声污染的夜间建筑施工作业。
  二、今年高考(6月7日至6月9日)及中考(6月17日至6月18日)考试时段,禁止考场周围100米内昼间建筑施工作业。
  三、以后每年高考、中考期间及考前一周,本市范围内禁止从事产生环境嗓声污染的夜间建筑施工作业;高考、中考考试时段,禁止考场周围100米内昼间建筑施工作业。禁止建筑施工作业的具体时间届时由市环保局通告。
上海市人民政府
2006年5月30日

  二、通知
  《条例》规定:通知“适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项,批转、转发公文。
  通知是应用范围十分广泛的党政机关公文,可以用作上级机关对下级机关、组织对所属成员的下行文,也可以用作平行机关之间、不相隶属机关之间知照事项的平行文。根据其内容及用途不同,可以分为指示性通知、知照性通知、批转转发性通知、事务性通知等几类。指示性通知用于对下级工作发出指示、布置任务、提出要求。知照性通知用于设置机构、更正文件、迁址办公、任免干部等专门事项通知。批转、转发性通知主要用于批转下级机关的文件、转发上级、同级或不相隶属机关的文件。事务性通知用于处理日常事务,如开会、放假、缴费、停水、停电等。
  通知的基本结构包括标题、主送机关、正文、落款四个部分。
  标题一般由发文机关、事由、文种构成,如《重庆市人民政府办公厅关于切实做好农民工返乡回流有关工作的通知》,也可以写成“事由加文种”的形式,如《关于印发〈医疗机构落实老年人优待工作的实施细则(试行)〉的通知》。有些单位内部的事务性通知,也可以直接以文种作为标题。批转、转发性通知要在标题中以“批转”或“转发”替代“关于”,如果被批转、转发的文件是“通知”,为了行文简洁,通常用“文件”替代被转发文件标题中的“通知”二字。标题中批转、转发的文件除法规、规章文件以外,都不加书名号。如:北京市人民政府办公厅以通知形式转发《全国防治非典型性肺炎指挥部关于加强对过氧乙酸等危险化学品及消毒剂监督管理的紧急通知》时,标题拟为《北京市人民政府办公厅转发全国防治非典型性肺炎指挥部关于加强对过氧乙酸等危险化学品及消毒剂监督管理文件的通知》。如有必要,文种还可写成“紧急通知”、“重要通知”、“补充通知”等。
  通知的主送机关多是具体的对象,不像公告、通告只是针对一个范围。因此,通知的主送机关即便采用泛称的形式,也需明确对象的身份。如“各区、县人民政府,市政府各委、办、局,各市属机构”、“各市中小企业局(办),各乡镇企业统计调查直报点”等,不能含糊地写成“各相关部门”。
  正文写法,因通知类型不同,各有侧重。指示性通知一般先写通知缘由,阐明行文的目的、依据,或者介绍背景、分析形势,相当于引言部分,再以“现将有关事项通知如下”或“特做如下通知”过渡到主体部分。这一部分包括通知事项和执行要求,二者可以结合起来写,也可以先列事项,再提要求。
北京市人民政府关于加强地下文物保护工作的通知
京政发〔2012〕27号
各区、县人民政府,市政府各委、办、局,各市属机构:
  北京是世界著名的古都和历史文化名城,拥有三千余年的建城史、八百余年的建都史,地下文物遗存十分丰富。近年来,北京进入城市基本建设的快速发展时期,协调和处理好地下文物保护与基本建设的关系,已成为日益突出和亟待解决的问题。
  地下文物保护工作是大力践行“北京精神”、建设“人文北京”和中国特色世界城市的一项重要工作,是各级政府、各部门、各单位共同的责任和义务。为进一步加强地下文物保护工作,依据《中华人民共和国文物保护法》、《北京市实施〈中华人民共和国文物保护法〉办法》等法律法规的规定,现就有关事项通知如下:
  一、完善协调机制,加大保护力度……
  二、加强监督管理,确保工作效率……
  三、加强法制建设,加快立法步伐……
  四、加强宣传工作,树立保护意识……
  地下文物是前人留给我们的宝贵精神财富和物质财富,一旦毁坏不可再生;地下文物属于国家所有,保护成果属于全社会,保护地下文物是历史赋予我们这一代人的责任和使命。全市各级政府、各部门、各单位都要以强烈的历史责任感和使命感,承担起保护地下文物的职责;每个单位和个人都应依法履行保护地下文物的责任和义务。要通过落实政府、部门、单位和个人在文物保护方面的责任和义务,使“保护文物人人有责”成为社会共识,努力形成全民关心地下文物保护工作的良好氛围。
北京市人民政府
2012年8月30日
  知照性通知重在告知,缘由部分只做简单说明,只要把具体事项告知受文对象即可。其结尾,常以“特此通知”作结。
国务院办公厅关于成立国务院教育督导委员会的通知
国办发〔2012〕45号
各省、自治区、直辖市人民政府,国务院各部委、各直属机构:
  为贯彻落实《国家中长期教育改革和发展规划纲要(2010—2020年)》,进一步健全我国教育督导体制,国务院决定成立国务院教育督导委员会。现将有关事项通知如下:
  一、主要职责
  研究制定国家教育督导的重大方针、政策;审议国家教育督导总体规划和重大事项;统筹指导全国教育督导工作;聘任国家督学;发布国家教育督导报告。
  二、组成人员
  主 任:XXX
  副主任:XXX,XXX
  委 员:XXX,XXX,XXX,XXX
  国务院教育督导委员会办公室设在教育部,承担委员会日常工作。
  委员会成员因工作变动等需要调整的,由所在单位向办公室提出,报委员会主任批准。
国务院办公厅
  2012年8月26日
  批转、转发性通知以被转发或被批转的文件为主,通知本身只起到发布和按语的作用。其正文写作比较简单,写明被转文件名称及文号,表明批转、转发的态度和要求即可。
中共中央办公厅、国务院办公厅
关于印发《党政机关公文处理工作条例》的通知
中办发〔2012〕14号

各省、自治区、直辖市党委和人民政府,中央和国家机关各部委,解放军各总部、各大单位,各人民团体:
  《党政机关公文处理工作条例》已经党中央、国务院同意,现印发给你们,请遵照执行。
中共中央办公厅
国务院办公厅
2012年4月16日
  事务性通知正文结构上多采用篇段合一的写法,格式简单,自由灵活,这里不再赘述。

  三、函
  《条例》规定:函“适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项”。
  在实际使用中,函主要用于平行机关之间、不相隶属机关之间的沟通交流,但有时也会用于上下级机关之间就一些事务性的具体问题的询问和答复。机关单位对个人的公务联系,通常也使用函,例如答复群众来信等。
  函的分类可以从不同角度划分。根据文面规格不同,可以把函分为公函和便函。公函属于正式公文,其制发过程要严格遵照公文的相关规定。便函不属于正式公文,用于处理非正式的公务活动,写作上具有较大的灵活性。
  根据函的往来关系,可以分为发函和复函。机关单位根据实际工作需要,主动发出函件,即为发函。而根据收到的函件要求、被动做出答复的函,则为复函。
  根据内容和用途不同,可以把函分为四类:商洽函、询复函、请批函、知照函。商洽函主要用于机关之间联系公务、商洽工作、讨论问题,例如洽谈业务、联系参观、邀请指导、协商合作事宜等。询复函包括询问函和答复函,用于一般事务性或业务性问题的询问或答复,例如:咨询或答复不明确的问题,询问或告知工作情况等。请批函与请示同样具有请求批准的功能,但不同的是,请示是向具有隶属关系的直接领导机关请求批准。请批函则用于向不相隶属的职能部门或业务部门请求批准事项。知照函的主要功能在于告知,用于向不相隶属机关告知相关事项。
  函的基本结构包括标题、主送机关、正文、落款四个部分。标题的写作由发文机关、事由和文种构成,也可以是事由加文种的形式,如:“文化部文化市场司关于征集中国文化娱乐业协会共同发起单位的函”、“关于商借体育馆的函”。如果是复函,标题中通常要标明“复函”,如:“国务院办公厅关于同意设立江西赣州出口加工区的复函”。函的主送机关比较明确、单一,一般不抄送其他机关。正文部分写作,不同类型的函件写法不同,一般而言,大致包括缘由、事项、结语三个部分。缘由部分主要交代行文的原因、依据、目的或背景。若是复函,开头要先引述来函的标题和发文字号,再说明缘由。这一部分结束时,常以“现将有关问题说明如下”或“现将有关问题函复如下”过渡到下文。事项部分则根据不同类型的函写明需要联系、商洽、咨询、答复、请求批准或知照的事项。如果是复函,则必须针对发函的事项有针对性的答复,不可节外生枝。结语部分,商洽函、询复函一般用“盼复”、“望函复”、“请即复函”等作结,请批函则多以“请批准”、“请协助为盼”、“望准予……是荷”等收尾。知照函通常以“特此函告”、“特此函达”结束正文。落款部分标识发文机关印章和成文时间。
  下面是一则商洽函的例文。公文第一段交代发文的缘由,第二、三、四段交代该学院办学的相关情况,第五段提出商洽的事项,在缘由和情况介绍部分已经对该事项做了足够的铺垫和交代,因此,这一部分的商洽内容不仅简洁,也十分明确。
关于合作开展计生干部远程学历教育的商洽函
XX省计生委人事处:
  为满足新形势下我国人口与计划生育工作对建设高素质计生干部队伍的需求,我院决定在开展现有专业学历教育以外,发挥远程教育资源共享的优势,充分利用我们的教学资源、教学理念、教学经验、教学模式,积极筹备开展“人口与计划生育管理”专升本的网络学历教育。
  XX大学医学网络教育学院成立于2000年10月10日,是实施医学远程教育的实体学院。医学网络教育学院隶属于XX大学,由医学部负责管理。我院至今开设有护理学、应用药学、卫生管理、医学信息管理等专业,开办层次有专科、专升本,目前在校生已达到9600余人,毕业学生达4000余人。XX大学医学网络教育学院为广大在职医务工作者提供了优质的高等教育服务,得到了社会的认可及好评。
  我院是教育部批准的三所教学质量管理试点的网络教育学院之一,于2003年获得ISO9001:2000质量管理体系认证证书。学院有自主设置专业、自主招生的权利。学生在规定的时间内,修完教学计划规定的最低学分数,成绩合格,可取得育部高等教育学历文凭电子注册资格,获得XX大学成人教育毕业证书(加注“网络教育”字样),国家承认其学历。符合学位授予条件者可获得XX大学颁发的学位证书。
  “人口与计划生育管理”专升本教育,采取我院现有的远程教育模式,实行学分制管理,拟开设必修课20门,选修课10门,招收在职干部非脱产学习,学制3—5年,详见附件《招生简章》。
  我们有能力配合贵处,共同促进贵省计划生育干部队伍的建设和发展。
  特此商洽,盼复。
  附件:XX大学医学网络教育学院“人口与计划生育管理”(专升本)招生简章(草案)
XX大学医学网络教育学院
XXXX年XX月XX曰
  下面是卫生部办公厅的一则复函,标题由发文机关、事由、文种构成。正文的开头,先引述来函的标题及发文字号,并以“现函复如下”作为过渡。接下来就来文有关问题给予答复,态度明确,表述准确。
卫生部办公厅关于预包装饮料酒生产日期标注问题的复函
卫办监督函〔2012〕470号
质检总局办公厅:
  你厅《关于请明确进口预包装饮料酒标签标注有关事宜的函》(质检办食函〔2012〕363号)收悉。经研究,现答复如下:
  根据《预包装食品标签通则》〔GB7718—2011〕规定,预包装食品应当清晰标示预包装食品的生产日期,生产日期指食品成为最终产品的日期,包括包装或灌装日期,预包装饮料酒标签生产日期可以标示为生产日期、包装日期、灌装日期或包装(灌装)日期。
  专此函复。
卫生部办公厅
2012年5月23日
  函是一种具有平等性的公文,就函件所处理的事务而言,发文机关和受文对象之间是一种平等的关系,其主要的功能在于沟通。因此,函的写作要特别注意措辞的规范,不能高高在上、盛气凌人地指挥或指示,也不宜曲意客套、低眉折腰地请求或汇报,要力争做到语气恳切,态度谦逊、彬彬有礼。同时,函也要求一事一文,一般不在一份公文中商洽或请批多个事项。此外,关于函的法定效力常有误解,国务院办公厅在《关于实施〈国家行政机关公文处理办法〉涉及的几个具体问题的处理意见》中专门强调:“函作为主要文种之一,与其他主要文种同样具有由制发机关权限决定的法定效力。”
  小结:公文是国家党政机关犮其他法定社会组织在处理公务过程中使用的具有法定效力和规范体式的文字材料。公文主体部分的形式构成通常包括标題、主送机关、正文、落款等几个部分。常见的正文结构为:导语——主体——结语。导语部分简要说明制文的根据、目的或者原由。主体部分陈述问题或主张。结语或强调、或总结、或提出要求。决定、意见、报告、请示、批复、公告、通告、通知、函等几种公文在机关单位使用的频率非常高,实用性强,学习时需要切实掌握其外在形式构成和内在行文结构。

  【思考与训练】
  1.根据公文分类的不同方式,请分别指出下列公文的类别。
  (1)关予调整国家人口计生委兼职委员的请示
 
 
【答案解析】上行、报请性
 
  (2)国务院关于西部大开发“十二五”规划的批复
 
 
【答案解析】下行、指挥性
 
  (3)关于同意调整国家人口和计划生育委员会兼职委员的函
 
 
【答案解析】平行、知照性
 
  (4)关于北京奥运会期间天安门广场管理措施公告
 
 
【答案解析】下行、知照性
 
  (5)北京市政府关于在中关村科技园区开展政府采购自主创新产品试点工作的意见
 
 
【答案解析】下行、指挥性
 
  (6)中共中央国务院关于加快水利改革发展的决定
 
 
【答案解析】下行、指挥性
 
  (7)关于清理北京市社区街巷长期停放废旧汽车的通告
 
 
【答案解析】下行、知照性
 
  (8)关于加强建筑工地安全保卫工作的紧急通知
 
 
【答案解析】下行、知照性
 
  (9)卫生部办公厅关于征求《食品添加剂标识通则》等30项食品安全国家标准(征求意见稿)意见的函
 
 
【答案解析】平行、知照性
 
  (10)关于2008年“安全生产月”活动情况的报告
 
 
【答案解析】上行、报请性
 
  (11)四川省农业厅关于加强农村统一灭鼠的意见(报送省政府)
 
 
【答案解析】上行、报请性
 
  (12)抓住机遇扩大开放一沿长江五市对外开放研讨会纪要
 
 
【答案解析】下行、记录性
 
  (13)国务院办公厅关于部分地区违反国家棉花购销政策的通报
 
 
【答案解析】下行、知照性
 
  (14)中华人民共和国主席令
 
 
【答案解析】下行、指挥性
 
  2.请分别指出下面这则公文上标注各处格式要素的名称。
 
 
【答案解析】
  XXX市经济委员会文件         发文单位标志        ①
  X经发〔2012〕19号          发文字号          ②
  -------------------------------------------------------------------
          关于转发《XX省经济委员会
        关于推荐优秀中小企业开展管理信息化     标题  ③
            活动的通知》的通知
  县、区经贸委、市属各有关企业:           主送机关  ④
    现将《省经委关于推荐中小企业开展管理信息化活动的通知》转发你们,
  请符合条件的企业于8月16日前将“财源道中小企业管理信息化获赠企业申请
  表”报市经委技术科。
    联系人:XXX   联系电话:XXXXXXXX
    附件:XXX省经济委员会关于推荐优秀中小企业开展管理信息 正文 ⑤
  化活动的通知
                 二〇一二年八月二十二日   日期  ⑥
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  抄送:※※※、※※※、※※※        抄送单位       ⑦
  XX市经济委员会  2012年8月22        印刷标志       ⑧
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  3.上面例文中,格式及内容上存在一些错误,请分别指出并改正。
 
 
【答案解析】1.无签发人的文件发文字号应居中;2.标题不加书名号,把前一个“通知”改为“文件”;3.主送机关应顶格写;4.被转发文件不作附件处理;5.文尾应署发文单位名称,日期使用阿拉伯数字。
 
  
  4.下面这篇实用文摘自于某企业网站,存在不少问题,请指出并更正。
公 告
  兹有生产部员工陈XX于2012年10月11日晚未经过主管批准的情况下擅自离岗不加班。其行为已违反本公司《车间员工规章制度21条》中的第20条,影响极其恶劣。现处以罚款30元并记小过一次,望各位同事引以为戒!
行政部
二〇一二年十月十一日
 
 
【答案解析】
通 报
  兹有生产部员工陈XX于2012年10月11日晚在未经过主管批准的情况下擅自离岗,拒绝加班。其行为已违反本公司《车间员工规章制度21条》中的第20条,影响恶劣。经研究处以罚款30元并记小过一次,望各位同事引以为戒!
行政部
2012年10月11日
  1.公告适用于宣布重大事项和法定事项,不适合在这里使用;2.公文尽量不使用口语,语言要准确故做2处修改,涂红处;3.原文“影响极其恶劣”言过其实,且与下文处置方法不匹配,故删除;4.落款日期应使用阿拉伯数字。
  以下自行完成。
  5.2009年9月国务院常务会议讨论并原则通过《促进中部地区崛起规划》,10月,国务院印发了《关于促进中部地区崛起规划的批复》,正式批准实施《促进中部地区崛起规划》。发展改革委2010年8月会同相关部门研究制定了《促进中部地区崛起规划实施意见》。请代拟一份通知,将这份实施意见转发给中部地区山西、安徽、江西、河南、湖北、湖南6省人民政府及国务院有关部门。
  6.2010年2月26日晚,广东普宁一户村民因非法燃放烟花引起爆炸事故,导致21人死亡、48人受伤。请通过网络查阅该起事件的相关情况,代拟一份事故情况报告。
  7.广州市为迎接第九届全国体育运动会的举办,建设以了内环路为代表的一批市政基础设施项目,同时大力加强城市环境综合整治工作,为保障“九运会”的成功举办提供了良好的场馆、环境和设施,受到了中央领导和“九运会”组委会以及各体育代表团的肯定和赞扬,并被国际组织评为“国际花园城市”。为此,中华人民共和国建设部决定授予广州市迎“九运”城市基础设施建设及环境综合整治特别奖称号。请根据以上材料,代拟一份表彰决定。
  8.XX村一所小学校在今夏一场洪灾中被冲坏,已无法使用。为做好九月的开学工作,村委会一面将村委会的办公室、会议室改造成临时教室,一面着手在学校原址上重建校舍。初步预算经费八十万元。村委会依靠村企收入,能够自行解决四十万元,余下四十万元需请求镇政府拨款解决。镇政府请专家审查了村委会附送的《XX村小学重建方案及经费预算》,同意重建校舍,但认为重建方案存在一些问题,村里应以教育为本,学校建设当有长远眼光,要建就建禁得起时间检验的房子。故对村委会建设方案提出了几点修改意见,并同意拨款。
  (1)请根据以上材料,代XX村委会拟一份拨款建校的请示。
  (2)请根据你所写的请示及上述材料的内容,以镇政府的名义拟一份同意拨款的批复。
  9.XX省无线电管理委员会办公室根据有关法律、法规规定,拟对该省境内设置、使用无线电台,生产、进口、销售无线电设备情况进行清理整顿。涉及人员及事项如下。一、凡在这省境内除军事系统外,设置、使用的各类无线电台和生产、进口、销售无线电设备的单位和个人。二、任何单位和个人未经国、省、市无线电管理机关批准,不得擅自转无线电频率。三、设置使用无线电台,必经事先提出书面申请。
  请问,如果XX省无线电管理委员会办公室拟将清理整顿的信息告知相关人员,应该使用哪一种公文?请代XX省无线电管理委员会办公室拟此公文。